Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Hóa đơn điện tử có phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không
1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Như vậy, ngoại trừ các đối tượng được quy định tại điều 29, nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu trên, các đối tượng còn lại sẽ không cần làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78.
Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Sử dụng song song 2 mẫu hóa đơn điện tử
Việc sử dụng cùng lúc nhiều mẫu hóa đơn điện tử là được phép song cần đảm bảo đáp ứng đúng thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử được hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01/7/2022. Riêng trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/7/2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022.
Hóa đơn điện tử có thời hạn sử dụng không
Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử mới nhất không phải từ ngày 01/11/2020, chính phủ đã điều chỉnh lại thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sang ngày 1/7/2022.
Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bạn cần làm theo những bước sau:
Lấy bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML thông qua HTKK
Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”
Mẫu thông báo sử dụng hóa đơn điện tử gửi khách hàng
Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14 /2/2011 của Bộ Tài chính)
THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
- Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn (Công ty A):……………………………………………..
- Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………….
- Địa chỉ trụ sở chính:……………………………………………………………………………….
- Điện thoại:……………………………………………………………………………………………..
- Các loại hoá đơn phát hành:
| STT | Tên loại hoá đơn | Mẫu số | Ký hiệu | Số lượng | Từ số | Đến số | Ngày bắt đầu sử dụng |
| Hóa đơn GTGT | AA/11T | ||||||
- Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:…………………………………………………
- Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị”trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.
| ………, ngày………tháng………năm……… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên |
Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Hà Nội, ngày …… tháng …….. năm ………..
ĐƠN ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Tên người nộp thuế: …………………………………
Địa chỉ trụ sở chính (Ghi theo đăng ký thuế): …………………………………
Địa chỉ nhận thông báo thuế (Ghi theo đăng ký thuế): …………………………………
Người đại diện theo pháp luật (Ghi theo đăng ký thuế): …………………………………
Nghề nghiệp/ Lĩnh vực hoạt động/Ngành nghề kinh doanh chính: …………………………………
Qua nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về hóa đơn, chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để được sử dụng hóa đơn điện tử.
Chúng tôi đề nghị Chi Cục Thuế ………………………………… chấp thuận cho chúng tôi sử dụng hóa đơn điện tử.
Chúng tôi cam kết sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Nếu vi phạm, tổ chức xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
|
Mẫu cam kết sử dụng hóa đơn điện tử
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Kính gửi: ….(Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)……………….
Tên người nộp thuế: …………………………………………………………………………………….
Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính (Ghi theo đăng ký thuế) …………………………………………………..
Địa chỉ nhận thông báo thuế (Ghi theo đăng ký thuế)………………………………………..
+ Cố định: …………………………………………………………………………………………………..
+ Di động: ………………………………………………………………………………………………….
Người đại diện theo pháp luật (Ghi theo đăng ký thuế)……………………………………..
Nghề nghiệp/ Lĩnh vực hoạt động/Ngành nghề kinh doanh chính: ……………………………………………………………………………………………………….
Chúng tôi cam kết địa chỉ sản xuất, kinh doanh thực tế phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.
Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật./.
|
