Theo quy định khoản 2, điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về những trường hợp cần biên bản thay thế hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
MẪU BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
– Căn cứ Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay, ngày ……/ ……./ 20…, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A : Công ty …………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………. MST: ……………………………………………………. ………………………………………………………………………………….
Do Ông (Bà): ……………………………………….. Chức vụ: ……………………………………………….
BÊN B : Công ty ……………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………. MST: ……………………………………………………. ………………………………………………………………………………….
Do Ông (Bà): ……………………………………….. Chức vụ: ……………………………………………….
Hai bên, thống nhất lập biên bản này để điều chỉnh hóa đơn (GTGT) sau:
- Mẫu số: ……………………
- Ký hiệu: ….. số ….. ngày …../…../20…
- Giá trị hóa đơn: ……………………………..
- Tên dịch vụ: ……………………………………………………………………………
Lý do điều chỉnh: …………………………………………………………………………..
- Trước ghi là: ……………………………………………………………………………
- Nay điều chỉnh là: ………………………………………………………………………
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
MẪU BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn.
– Căn cứ vào điều 18 thông tư số 64/2010/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ vào thỏa thuận giữa các bên.
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20… chúng tôi gồm có:
Bên A: Công Ty ………………………………………………………………….
Đại diện : …………………………………………………………………………………..
Chức vụ : .………………………………………………………………………………….
Trụ sở : ……………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: …………………………………………………………………………………
Bên B: Công Ty ………………………………………………………………….
Đại diện : …………………………………………………………………………………..
Chức vụ : .………………………………………………………………………………….
Trụ sở : ……………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: ………………………………………………………………………………..
Hai bên thống nhất lập biên bản này để huỷ và thu hồi hoá đơn GTGT với nội dung sau:
- Số hóa đơn: ……………………..
- Mẫu số: ………………………..
- Ký hiệu: ………………………..
- Ngày lập: ………………………..
- Giá trị hóa đơn: ………………………..
Tên dịch vụ: ……………………………………………………………………………….
Lý do huỷ hoá đơn: ……………………………………………………………………….
Chúng tôi xin cam đoan các thông tin khai ở trên là hoàn toàn chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót nào chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Biên bản này được lập thành 02 bản mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.
