Hồ sơ doanh nghiệp là một bản mô tả ngắn gọn về công ty, các dịch vụ và các dịch vụ của công ty.
Hồ sơ doanh nghiệp gồm những gì
– Các giấy tờ nội bộ trong công ty như: chính sách, sổ tay, thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, bản vẽ sơ đồ, …
– Các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài nhưng được vào áp dụng trong các hoạt động của công ty như: các tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch, tài liệu kỹ thuật, …
– Các tài liệu tham khảo mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc
Quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp
Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh thì cần chia hồ sơ làm các nhóm sau để lưu trữ:
– Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung
– Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động
– Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức
– Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự
– Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính
– Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản
– Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ
– Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác
– Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại
– Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng
– Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế
– Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở
– Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn
– Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp
Ngoài ra, theo điều 11, luật doanh nghiệp 2014 cũng nêu chi tiết hơn về chế độ lưu giữ các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp. Theo đó:
Tùy theo loại hình, doanh nghiệp cần phải lưu trữ các tài liệu sau đây;
a. Điều lệ tổ chức; quy chế quản lý nội bộ;
b. Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
c. Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp;
d. Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
e. Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
f. Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
g. Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
h. Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
i. Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Doanh nghiệp cần phải lưu giữ tất cả các văn bản, hồ sơ, tài liệu nói trên tại trụ sở làm việc của tổ chức hoặc địa điểm khác (như kho tài liệu, trung tâm lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, …).
Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp
Một doanh nghiệp không thể hoạt động mà không có hồ sơ. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải lưu trữ những hồ sơ này một cách an toàn và đáng tin cậy. Đây là lý do tại sao các tổ chức cần đầu tư vào hệ thống lưu trữ của họ.
- Xác định chính sách quản lý hồ sơ: thời gian lưu trữ, quyền tiếp cận hồ sơ cho mỗi vị trí…
- Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp: phân loại, sắp xếp, lưu trữ
- Lập danh mục: ví dụ trưởng phòng kinh doanh quản lý các hồ sơ của phòng kinh doanh, hồ sơ chung
- Theo dõi kiểm tra, cập nhật hồ sơ lưu trữ định kỳ
Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp
Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê | Vĩnh viễn |
| Tài liệu quy hoạch | ||
| 2 | Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 3 | Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt | |
| 5 | Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan | |
| 6 | Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đố | |
| 7 | Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước | Vĩnh viễn |
| 8 | Công văn trao đổi về công tác quy hoạch | 10 năm |
| Tài liệu kế hoạch | ||
| 9 | Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 10 | Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm | Vĩnh viễn |
| 11 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 12 | Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
| 13 | Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch | 20 năm |
| 14 | Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch | Vĩnh viễn |
| 15 | Công văn trao đổi về công tác kế hoạch | 10 năm |
| Tài liệu thống kê | ||
| 16 | Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 17 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành | Vĩnh viễn |
| 18 | Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề – Dài hạn, hàng năm – Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn |
| 19 | Báo cáo điều tra cơ bản – Báo cáo tổng hợp – Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra | Vĩnh viễn |
| 20 | Báo cáo phân tích và dự báo | Vĩnh viễn |
| 21 | Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra | 10 năm |
Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ
Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện | |
| 4 | Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức | 20 năm |
| 5 | Công văn trao đổi về tiền lương | 10 năm |
Nhóm 5: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
| 5 | Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá | Vĩnh viễn |
| 7 | Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ | 20 năm |
| 8 | Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định | Vĩnh viễn |
| 9 | Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
| 10 | Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
| 11 | Sổ sách kế toán | 20 năm |
| 12 | Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 10 năm |
| 13 | Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 5 năm |
| 14 | Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán | 10 năm |
Nhóm 6: Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản
Nhóm 7: Nhóm tài liệu khoa học công nghệ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học – Cấp nhà nước – Cấp bộ, ngành – Cấp cơ sở | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học | Vĩnh viễn |
| 7 | Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận | Vĩnh viễn |
| 8 | Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành | Vĩnh viễn |
| 9 | Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 10 | Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học | 20 năm |
| 11 | Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 12 | Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ | 10 năm |
Nhóm 8: Nhóm tài liệu hợp tác quốc tế
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài | |
| 6 | Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế | |
| 7 | Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) | |
| 8 | Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế | |
| 9 | Hồ sơ đoàn ra | Vĩnh viễn |
| 10 | Hồ sơ đoàn vào | |
| 11 | Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài | |
| 12 | Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế | 10 năm |
Nhóm 9: Nhóm tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo | Vĩnh viễn |
| 4 | Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng | 20 năm |
| 5 | Hồ sơ thanh tra các vụ việc | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo | Vĩnh viễn |
| 7 | Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân | Vĩnh viễn |
| 8 | Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo | 10 năm |
Nhóm 10: Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng
Nhóm 11: Nhóm tài liệu pháp chế
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật | 10 năm |
| 4 | Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì | 05 năm |
| 7 | Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật | 10 năm |
| 8 | Công văn trao đổi về công tác pháp chế | 10 năm |
Nhóm 12: Nhóm tài liệu hành chính, quản trị công sở
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ | ||
| 1 | Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức | 10 năm |
| 4 | Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính | 20 năm |
| 6 | Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 7 | Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ | 20 năm |
| 8 | Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ | 20 năm |
| 9 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) | 20 năm |
| 10 | Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu | 20 năm |
| 11 | Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan – Văn bản quy phạm pháp luật – Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn – Văn bản khác | Vĩnh viễn |
| 12 | Sổ đăng ký văn bản đến | 20 năm |
| 13 | Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ | 10 năm |
| Tài liệu quản trị công sở | ||
| 14 | Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 15 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | Vĩnh viễn |
| 16 | Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức | 20 năm |
| 17 | Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở | 10 năm |
| 18 | Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan | 10 năm |
| 19 | Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan | 10 năm |
| 20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan | 10 năm |
| 21 | Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan | Theo tuổi thọ thiết bị |
| 22 | Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm | 05 năm |
| 23 | Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan | 10 năm |
| 24 | Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở | 10 năm |
Nhóm 13: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức | 10 năm |
| 4 | Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
| 5 | Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ | Vĩnh viễn |
| 7 | Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn | Vĩnh viễn |
| 8 | Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ | |
| 9 | Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ | |
| 10 | Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ | Vĩnh viễn |
| 11 | Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề | Vĩnh viễn |
| 12 | Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ | 20 năm |
| 13 | Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ | 10 năm |
Nhóm 14: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| Tài liệu của tổ chức Đảng | ||
| 1 | Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
| 3 | Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng | 10 năm |
| 7 | Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát | 20 năm |
| 8 | Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên | 70 năm |
| 9 | Hồ sơ đảng viên | 70 năm |
| 10 | Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) | 20 năm |
| 11 | Công văn trao đổi về công tác Đảng | 10 năm |
| Tài liệu tổ chức Công đoàn | ||
| 12 | Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 13 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
| 14 | Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác | Vĩnh viễn |
| 15 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn | Vĩnh viễn |
| 16 | Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn | Vĩnh viễn |
| 17 | Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan | 20 năm |
| 18 | Sổ sách | 20 năm |
| 19 | Công văn trao đổi về công tác Công đoàn | 10 năm |
| Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên | ||
| 20 | Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 21 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
| 22 | Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác | Vĩnh viễn |
| 23 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên | Vĩnh viễn |
| 24 | Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan | 20 năm |
| 25 | Sổ sách | 20 năm |
| 26 | Công văn trao đổi về công tác Đoàn | 10 năm |
